Der Vertretungsfall: wie es ablaufen kann

Sie sprechen das mit Ihrem Consultant, etwa vor einer geplanten Auszeit oder als Sicherheitsnetz für den Fall der Fälle. Ihr Consultant schlägt ein passendes Mitglied aus dem Netzwerk vor, danach gibt es einen gemeinsamen Videocall zu dritt. Erst wenn die Vertretung für Sie passt, geht es weiter. Passt sie nicht, wird weitergesucht.

Für die Vertretung gilt dieselbe Vertraulichkeit, auf die Sie sich mit Ihrem Consultant verständigt haben. Weil beide sich zu Ihrem konkreten Fall austauschen dürfen, statt wie im Netzwerk sonst üblich nur abstrakt über fachliche und technische Themen zu sprechen, ist die Einarbeitung gründlicher, als es ein reiner Aktenordner leisten könnte. Das gilt ausschließlich mit Ihrer Zustimmung und nur für den Umfang, den die Vertretung wirklich braucht.

Im Regelfall bleibt es dabei: Ihr Consultant führt das Projekt zu Ende, die Vertretung steigt gar nicht aktiv ein und lernt dann auch keine Einzelheiten kennen, wenn es nicht nötig ist. Kommt es doch zum Einsatz, kann Ihr Consultant jederzeit wieder übernehmen. Ob die Vertretung danach weiter im Boot bleibt, entscheiden Sie.

Abgerechnet wird über Ihren Consultant, die Vertretung tritt dabei als dessen Subunternehmen auf. Eine andere Regelung ist möglich, wenn Sie das gemeinsam vereinbaren. Auch die Vertretung sollte eine passende Berufshaftpflicht haben. Das klären Sie wie sonst auch direkt mit Ihrem Consultant.

Unabhängig davon, ob es bereits eine konkrete Vertretung gibt, kann Ihr Consultant für diesen Fall vorsorgen: ein Notfallzugang zu Ihrem gesamten Projektordner, dessen Passwort geteilt wird. Eine Hälfte hat die Vertretung, die andere Hälfte haben Sie. Damit das im Ernstfall auch dann funktioniert, wenn Sie selbst gerade nicht erreichbar sind, hinterlegen Sie Ihre Hälfte am besten so, dass auch eine Vertrauensperson in Ihrem Unternehmen darankommt.

Netz und doppelter Boden zugleich: Der Notfallzugang sichert die Kontinuität ab, und weil das Passwort geteilt ist, kommt niemand allein heran, auch die Vertretung nicht. Nur mit Ihrer eigenen Passworthälfte gemeinsam mit der Vertretung ist der Zugriff möglich, den Sie damit im Ernstfall aktiv mitfreigeben. Beide Seiten verpflichten sich dann zu einer lückenlosen Dokumentation dessen, was passiert.

Vertretung ist für den Fall gedacht, dass Ihr Consultant ausfällt oder pausiert, nicht für zusätzliche Kapazität. Braucht Ihr Projekt von Anfang an mehr als eine Person, etwa zusätzliche Fachexpertise, kann Ihr Consultant das offen von Beginn an mit Ihnen besprechen: eine zweite Person arbeitet dann von Anfang an sichtbar mit, nicht als Ersatz, sondern als Erweiterung.